di Roberta Pinzauti*

Novartis Vaccines & Diagnostics ha introdotto all’interno del proprio sistema aziendale un processo di Performance Management System (PMS), nato per gestire meglio Persone e Business con l’obiettivo di una continua crescita (personale e professionale) e di miglioramento della performance, sia a livello individuale che di gruppo, e di potenziamento della capacità dell’organizzazione.

Il PMS è  strumento di sviluppo delle capacità organizzative e di supporto per risultati di business eccellenti perché fornisce chiarezza sui risultati e sui comportamenti attesi sostenendo una cultura della Performance. Inoltre è strumento di crescita individuale per lo sviluppo del talento e della  leadership di ogni manager all’interno dell’organizzazione.

Uno dei principi del PMS è di supportare i collaboratori nel loro sviluppo attraverso un dialogo continuo focalizzato sui suoi progressi verso gli obiettivi, sui suoi punti di forza e aree di miglioramento e sul piano di sviluppo delle competenze per migliorare la performance.

Il Processo si articola in 4 steps:

1) fissare gli obiettivi;

2) feedback continuo;

3) revisione della Performance;

4) retribuzione in base alla Performance.

Il primo step di individuazione degli obiettivi aziendali, di gruppo e individuali ha lo scopo di focalizzarsi su compiti e priorità in modo da orientare nella stessa direzione e motivare tutti i membri del team aumentando la soddisfazione lavorativa di ciascuno di loro.

Il secondo step del Processo si focalizza sul continuo feedback e sulla buona gestione del “fare e ricevere feedback”, di fondamentale importanza per incoraggiare una cultura aperta, creare chiarezza e trasparenza quando si informano i collaboratori sul loro andamento, mantenendoli motivati e focalizzati sugli obiettivi, migliorando qualità e velocità esecutive. Inoltre aiuta a crescere aumentando l’auto-consapevolezza e la responsabilizzazione sulla performance individuale mantenendo e sviluppando i propri punti di forza e migliorando le proprie aree di debolezza con eventuali aggiustamenti in itinere.

L’informazione di ritorno sui comportamenti può essere costruttiva-positiva o correttiva-negativa e le tecniche per dare e ricevere feedback si fondano su alcune regole di base che si focalizzano sui comportamenti, sulla precisione e tempestività, sulla contestualizzazione e anche sul corretto bilanciamento fra feedback costruttivi e correttivi, attenendosi ai fatti ed astenendosi dai giudizi , supportando e non minacciando, ascoltando e chiedendo chiarimenti.

Il PMS prevede due momenti di revisione durante l’anno: la Revisione di Metà-anno (Mid-Year Review) e quella di Fine-anno (Year-end Review). La Mid-Year Review permette una revisione della Performance rispetto agli obiettivi durante l’anno e permette un dialogo reciproco che aiuta a identificare le opportunità di sviluppo professionale offrendo consiglio e guida. In vista della revisione intermedia il collaboratore e il responsabile si aggiornano sui progressi del collaboratore e fanno una revisione degli obiettivi per capire che siano ancora realistici, raggiungibili e allineati con i bisogni dell’azienda.

Obiettivi e bisogni  formativi di Novartis

I responsabili delle Risorse Umane di Novartis Vaccines & Diagnostics, durante le valutazioni della Mid-Year Review 2007, avevano riscontrato forti criticità da parte dei manager sulla gestione del fare feedback ai propri collaboratori e sul tipo di leadership applicato. Pertanto si è reso necessario un intervento formativo con i seguenti obiettivi:

- Coinvolgere i partecipanti in una  riflessione costruttiva sulle criticità comportamentali.

- Portare alla luce e alla consapevolezza di tutti i partecipanti le criticità sul tema affrontato, attraverso un’attività di Comunicazione e di Formazione innovativa ed esperenziale.

- Esercitare i partecipanti, attraverso simulazioni teatrali, su comportamenti  critici, in modo tale da realizzare un reale cambiamento che coinvolga il partecipante non solo nella sua parte razionale, ma anche in quella emotiva e psico-fisica.

Per raggiungere i sopraelencati obiettivi Te.D.-Teatro d’Impresa®, che offre servizi di consulenza, formazione e comunicazione alle aziende utilizzando metodologie innovative ed esperenziali integrando le tecniche tradizionali della Formazione con quelle Ludico-Teatrali,  ha realizzato per Novartis  un progetto di comunicazione  e di formazione sul tema del “fare feedback” utilizzando il Modular-Theatre©.

Il Modular-Theatre© è una metodologia che Te.D,  ha elaborato come evoluzione più formativa del Teatro su Misura.

Che cosa è il Teatro su Misura?

Il Teatro su Misura è un ottimo mezzo di comunicazione da utilizzare nel caso di un processo di forte cambiamento, per comunicare criticità (il famoso “non detto”), oppure nel caso l’azienda voglia comunicare la Vision e la Mission, o per permettere un’integrazione più veloce ed efficace (per esempio in caso di acquisizioni, fusioni). Ha il vantaggio di realizzare un forte processo di comunicazione più trasparente e consapevole tra l’azienda e tutti i suoi dipendenti. È uno strumento molto utile per evidenziare le criticità e iniziare un processo di formazione e cambiamento.

Il Teatro su Misura consiste in uno spettacolo scritto ad hoc sulla base delle esigenze del cliente e interpretato da attori professionisti. Dopo un’analisi aziendale sulle problematiche richieste dal committente, comprensiva di inchieste, colloqui e interviste, un consulente-autore specializzato, in base al materiale raccolto scrive un testo teatrale ad hoc che poi sarà interpretato da attori professionisti. È molto importante in questa fase raccogliere i vissuti, gli aneddoti, i modi di dire di ogni contesto aziendale perché ogni azienda è un mondo a sé e i partecipanti che poi assisteranno allo spettacolo devono potersi riconoscere vedendosi rappresentati in scena (il famoso effetto specchio).

Per questo siamo soliti affermare che le nostre analisi in azienda sono di tipo “antropologico” per capire gli usi e i costumi dell’azienda, proprio per meglio affrontare e approfondire le criticità e i bisogni formativi attraverso una full-immersion nel contesto, nel gergo e negli aneddoti realmente vissuti, che poi darà i suoi frutti in scena e in aula in termini di efficacia nel raggiungimento degli obiettivi.

Qual è la differenza tra il Teatro su Misura e il Modular Theatre?

Il Modular-Theatre© consiste nell’utilizzare una stessa scena scritta ad hoc, ma con stili diversi, per comunicare ai partecipanti le criticità comportamentali e far emergere gli aspetti da modificare. È una modalità più formativa di Teatro su Misura in quanto permette ai partecipanti di essere molto interattivi perchè dopo la visione delle scene interpretate da attori professionisti hanno luogo dei de-briefing che li coinvolgono su riflessioni , suggerimenti e piani di azione su quanto visto.